Molte volte ci viene chiesto quale sia lo strumento migliore per la mappatura dei processi. Sicuramente, in riferimento ai processi manifatturieri, lo strumento più utilizzato ed efficace è la Value Stream Mapping (#VSM). Tuttavia, quando parliamo di processi in generale, includendo anche il mondo egli uffici, dei servizi, etc esistono diversi strumenti e metodologie volte alla mappatura degli stessi… Talvolta si differenziano più nel nome che nella sostanza!
Quello che ci preme far notare quando ci viene posta questa domanda, è che lo strumento rimane sempre e solamente uno strumento. La mappatura dei processi è funzionale a visualizzare lo “stato attuale delle cose”. Il valore aggiunto sta nel avere un team in grado di visualizzare e riconoscere gli sprechi nei processi! Lo strumento in tal senso diventa di secondaria importanza. Per migliorare devo ridurre gli sprechi e devo essere “allenato a farlo”!
Ipotizziamo un processo di richiesta prestiti. Nella mappatura emerge che il processo è composto di 11 fasi ed è “gestito” da 3 impiegati. La mappa mostra che vi è un “rimbalzo” continuo delle attività da un operatore all’altro (Mario, poi Luca, poi ancora Mario, poi Luca etc etc). Questa è certamente una criticità molto forte poiché genera un notevole allungamento dei tempi di attraversamento delle pratiche. Alcuni potrebbero focalizzarsi solamente nel andare a migliorare la prestazioni del sistema informativo: investo 100k euro nel gestionale e risparmio 5 minuti dei 20 impiegati nell’inserimento dati (anche questo era evidente dalla mappatura). Spesso viene più naturale ed immediato agire sulle attività che impattano direttamente sull’efficienza delle operazioni senza considerare tutti gli altri sprechi presenti nel processo.
Una soluzione alternativa potrebbe essere quella di evitare il continuo passaggio di documentazione da un operatore all’altro creando un vero e proprio flusso per le pratiche di richiesta prestiti. Il processo si sposta da un operatore ad un altro ma tendenzialmente non dovrebbe ritornare “indietro” creando ricircoli inutili…
Cosa possiamo concludere?
Gli strumenti per la mappatura sono solo strumenti…ci mostrano la situazione, con delle peculiarità tipiche di ogni strumento…la verità è che dobbiamo essere addestrati a vedere gli sprechi anche quando sono “controintuitivi”.
In fine…un buon lean thinker migliorerà il processo in misura maggiore rispetto a chi non è abituato a vedere gli sprechi indipendentemente dallo strumento utilizzato per la mappatura.
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