Avrete di sicuro anche voi il collega che non dimentica mai di prenotare la sala riunioni, che ogni settimana chiude le note spese, che arriva sempre all'avanzamento del progetto con l'aggiornamento puntuale delle sue attività e non perde pezzi per strada. Come fa? Magia? Ha un cervello speciale? Forse, ma più probabilmente ha creato una routine che rende il suo lavoro più "robusto", ripetibile e migliorabile.
Forse lo fa inconsciamente, ma di sicuro ha degli schemi che lo aiutano. Un esempio: prima cosa da fare appena si arriva al lavoro? No, bere il caffè non è la risposta giusta. Guardare la programmazione delle riunioni della giornata però può aiutare. Permette di organizzare il tempo è gestire le priorità (mamma mia! ho dimenticato di finire il report che mi serve alle 10!). Cominciare dalle email è invece pericoloso: può portare a seguire l’ultima urgenza, ma assorbe tempo e attenzioni che potrebbero essere dirottate su questioni più importanti.
Fissare l'incontro di avanzamento di progetto sempre al venerdì alle 15:00 è un altro piccolo espediente che facilita la gestione del tempo e promuove la partecipazione (appena qualcuno propone un altro tipo di attività si accenderà un campanello che dirà: “sei già impegnato”). Chiudere la giornata guardando, di nuovo, il programma del giorno dopo o aggiornando la kanban board delle attività d'ufficio sono altre piccole abitudini che possono aiutare a stare sul pezzo. Di fatto si tratta di rendere ripetibile un comportamento virtuoso. Un buon esercizio? Provare ad applicare le 5S al proprio pc / area di lavoro. Si inizia con piccoli passi: ogni venerdì 10' in chiusura di giornata dedicati a ripulire i file in eccesso. Dopo un po’ l’archivio sarà più snello e si potrà passare a riordinare i file in modo più efficace. Sempre 10' a settimana come un mantra.
Provateci, funziona! Trovate le vostre abitudini e, se ne avete, di virtuose condividetele nei commenti!
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