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L'A3 come strumento per il problem solving e per la gestione dei progetti

Aggiornato il: 12 ott 2019

Il Six sigma e il Lean Management hanno sviluppato degli strumenti o “format” differenti per approcciare i progetti seguendo il metodo scientifico. L’approccio Lean utilizza il metodo A3, mentre nel Six Sigma viene impiegato il Project Charter che segue il DMAIC (acronimo dall'inglese Define, Measure, Analyze, Improve e Control, in italiano "Definisci, Misura, Analizza, Migliora e Controlla). In realtà entrambi gli strumenti si basano fondamentalmente sul metodo scientifico e sulle fasi del PDCA, pur dividendole in maniera differente. Lo strumento A3 è presentato molto chiaramente nel testo “Managing to Learn”. Esistono diverse tipologie di formato A3: l’A3-T, l’A3-R, l’A3-X, etc a seconda del contesto in cui vinee applicato. I più noti sono l’A3T e l’A3R. Il primo (A3-T) viene impiagato per la gestione dei progetti e in particolare nelle fasi inziali in cui è necessario svolgere delle analisi e applicare tecniche di problem solving. L’A3-R (A3 Report) viene invece impiagato quando il progetto è in una fase avanzata e le parti di analisi e definizione del problema sono complete ed assodate e quindi l’obiettivo dello strumento è quello di riportare e comunicare gli avanzamenti del progetto alle varie figure aziendali. In sostanza, l’A3-R è un A3-T in cui le parti di analisi e di definizione del problema vengono ridotte notevolmente a favore della parte di pianificazione e controllo dello svolgimento delle attività.


A3 come strumento per il problem solving

L’A3 è uno degli strumenti più utilizzati nell'ambito del Problem solving e nella gestione dei progetti nel lean thinking. Sviluppato in Toyota come parte integrante del suo famoso Sistema di Produzione (TPS – Toyota Production System) volto al miglioramento continuo, prende il nome dal formato A3 dei classici fogli di carta (420×297mm). Lo strumento spinge gli utilizzatori a seguire in maniera strutturata i vari passi previsti dal metodo scientifico e dal problem solving efficacie (PDCA). L’obiettivo è quello di “afferrare” la realtà dei fatti (la situazione quindi) e individuare le cause radice del problema.

Nell'ottica di un processo lean, l'A3 non deve essere visto come un semplice pezzo di carta, ma come un vero e proprio strumento in grado di facilitare il processo di risoluzione di un problema e il conseguente miglioramento proprio come previsto nel ciclo PDCA. Inoltre, e non di secondaria importanza, l’A3 rappresenta un efficacie mezzo di comunicazione. La struttura rigorosa e ben definita aiuta le risorse che lavorano in azienda ad avere un linguaggio e a seguire una logica comune.

Infine, date le ridotte dimensioni del modulo (A3 appunto), l'A3 è un ottimo strumento di sintesi da impiegare in occasione di presentazioni o tavoli di lavoro. Essere in grado di fare sintesi dimostra di aver afferrato realmente la situazione.

Questa sezione non vuole essere una formazione completa sullo strumento Per tale scopo rimandiamo a testi specifici come Managing to Learn di J. Shook (dove è riportato il famoso esempio di Porter).

Gli obiettivi principali dell’A3 sono:

  • un efficacie problem solving.

  • trovare e risolvere le cause radice

  • fornire un linguaggio comune

  • è uno strumento di lavoro del team

  • Sintetizzare e presentare

Di seguito vedremo quali sono le sezioni principali dell’A3 e come utilizzarlo correttamente.

La Figura riporta il tipico modulo A3. Le sezioni del modulo sono le seguenti:

  • Titolo

  • Team di progetto e responsabile del progetto

  • Contesto

  • Situazione corrente

  • Obiettivi

  • Analisi

  • Contromisure

  • Action plan

  • Check & Act

All’interno del modulo in Figura è riportato brevemente il contenuto da inserire in ogni singola sezione.


A3 problem solving

La figura esemplifica come utilizzare e compilare le varie sezioni. Come risulta evidente al lettore l’A3 non è altro che un modulo strutturato che guida il responsabile ed il team di progetto nelle varie fasi dall’analisi, implementazione, nella fase di check e standardizzazione. Non è altro che l’implementazione del metodo PDCA.


struttura A3

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