Il Six Sigma e il Lean Management hanno sviluppato degli strumenti o “format” differenti per gestire i progetti seguendo il metodo scientifico. Il Lean Thinking utilizza il metodo A3, mentre nel Six Sigma viene impiegato il Project Charter che segue il DMAIC (acronimo dall'inglese Define, Measure, Analyze, Improve e Control, in italiano Definisci, Misura, Analizza, Migliora e Controlla). Entrambi gli strumenti si basano sul metodo scientifico e sulle fasi del PDCA, pur dividendole in maniera differente. In questa parte del manuale andremo ad approfondire l’A3.
Lo strumento A3 è presentato in maniera chiara e completa nel testo “Managing to Learn”.
Esistono diverse tipologie di formato del modulo A3: l’A3-T, l’A3-R, l’A3-X, ecc. a seconda del contesto in cui viene applicato. I più noti sono l’A3-T e l’A3-R. Il primo (A3-T) viene utilizzato per la gestione dei progetti di miglioramento e in particolare nelle fasi inziali in cui è necessario svolgere delle analisi e applicare tecniche di problem solving. L’A3-R (A3 Report) viene invece impiegato in una fase avanzata del progetto in cui le parti di analisi e definizione del problema sono complete ed assodate. In questo caso l’obiettivo dello strumento è quello di riportare e comunicare lo stato di avanzamento del progetto alle varie figure aziendali. In sostanza, l’A3-R è un A3-T in cui le parti di analisi e di definizione del problema vengono ridotte al massimo a favore della parte di pianificazione e controllo delle attività.
A3 come strumento per il problem solving
L’A3 è uno degli strumenti più utilizzati nell'ambito del Problem Solving nella filosofia Lean. Sviluppato in Toyota come parte integrante del suo famoso Sistema di Produzione (TPS – Toyota Production System) volto al miglioramento continuo, prende il nome dal formato A3 dei classici fogli di carta (420×297mm). Lo strumento spinge gli utilizzatori a seguire in maniera strutturata i vari passi previsti dal metodo scientifico e dal problem solving efficacie. L’obiettivo è quello di guidare il leader del progetto nel risolvere in maniera efficace ed efficiente il problema utilizzando uno strumento di comunicazione sintetico e condiviso,
Nell'ottica di un processo Lean, l'A3 non deve essere visto come un semplice “pezzo di carta”, ma come un vero e proprio strumento in grado di facilitare il processo di risoluzione di un problema e la gestione di un progetto proprio come previsto nel ciclo PDCA. L’A3 rappresenta inoltre un efficacie mezzo di comunicazione tra le persone. La struttura rigorosa e ben definita aiuta le risorse che lavorano in azienda ad avere un linguaggio e una logica comuni.
Infine, date le ridotte dimensioni del formato (A3 appunto), esso è un ottimo strumento di sintesi da impiegare in occasione di presentazioni o tavoli di lavoro. Sintetizzare un progetto dimostra di aver compreso realmente la situazione e di essere estremamente efficaci.
Questa sezione non vuole configurarsi come una trattazione completa dello strumento A3 ma verranno descritte le parti principali e riportati dei suggerimenti pratici. Testi specifici come Managing to Learn di J. Shook, dove è riportato il famoso esempio di Porter (il testo è molto ben fatto e vi invitiamo a leggerlo se interessati ad approfondire lo strumento), approfondiscono ulteriormente l’argomento.
Gli obiettivi principali dell’A3 sono:
· condurre un problem solving efficace;
· trovare e risolvere le cause radice;
· fornire un linguaggio comune;
· fornire uno strumento di lavoro al team;
· sintetizzare e presentare;
· comunicare lo stato del progetto;
· guidare per risolvere il problema;
· seguire tutti i passi del PDCA.
Di seguito vedremo quali sono le sezioni principali dell’A3 e come utilizzarlo correttamente.
La figura riporta il tipico modulo A3. Le sezioni del modulo sono le seguenti:
· Titolo;
· Team di progetto e responsabile del progetto;
· Contesto;
· Situazione corrente;
· Obiettivi;
· Analisi;
· Contromisure,
· Action plan,
· Check & Act.
All’interno del modulo rappresentato in figura per ogni singola sezione è riportata una guida sui contenuti da inserire.
Come risulta evidente al lettore l’A3 non è altro che un modulo strutturato che guida il responsabile ed il team di progetto nelle varie fasi, dall’analisi, nell’implementazione, nelle fasi di verifica e di standardizzazione. Non è altro che l’implementazione del metodo PDCA (tratto da “guida pratica per applicare il lean six sigma in azienda : green belt https://amzn.to/2ZoOeVq